Організація бізнес-процесів у ветеринарній клініці потребує відповідального підходу, адже кожен з них так чи інакше впливає на прибутковість. Обслуговування клієнтів починається з запису, й дуже важливо забезпечити для них максимальну зручність, адже уже від цього моменту у відвідувачів складається враження про клініку. З іншого боку, також потрібно подбати й про персонал, щоб підвищення комфорту запису не спричиняло зайвого навантаження та витрат часу. Тому питання, як автоматизувати запис пацієнтів у ветклініці, турбує дедалі більше їх власників.
Для вирішення цього завдання найкраще підходить CRM-система, спеціально розроблена для ветеринарних клінік. Вона спрощує роботу реєстратури, а також інтегрує всі процеси в єдиний цифровий простір. Завдяки широкому функціоналу такі програми забезпечують повну автоматизацію клініки – від управління записами до аналітики, координації персоналу та контролю якості обслуговування.
Які надаються переваги можливості запису в електронному форматі для відвідувачів?
Клієнти отримують такі вигоди:
- Комфорт реєстрації. Власники тварин можуть самостійно вибирати час і дату приймання у лікаря через вебсайт, мобільний додаток або інші цифрові канали. Особливу роль це відіграє для зайнятих людей, які не завжди мають можливість здійснювати дзвінки впродовж дня.
- Скорочення числа пропущених візитів. Програма для ветклініки ENOTE заздалегідь до візиту відправляє нагадуванням клієнтам. Якщо він розуміє, що не зможе прийти, він може в режимі онлайн скасувати або перенести запис, а клініка встигне запропонувати цей відрізок іншому клієнту.
- Прозорість розкладу. Власники тварин бачать всі вільні години, так що можна підібрати найбільш зручний час для відвідування профільних спеціалістів.
- Миттєве бронювання. Місце в розкладі резервується без необхідності уточнювати дані в адміністратора.
Швидкість обслуговування покращується завдяки відсутності паперової тяганини – в електронному форматі процес реєстрації займає набагато менше часу.
Чим корисна автоматизація запису за допомогою CRM для персоналу клініки?
Впровадженням автоматизованого запису надає чимало плюсів і працівникам клініки:
- Зниження навантаження на адміністраторів. Частину завдань (пошук вільних годин, збір контактних даних, уточнення часу прийому) «бере на себе» автоматизована система. Адміністраторам залишається лише контролювати коректність даних і підтримувати зв’язок з пацієнтами для розв’язання складніших питань. В результаті, покращується швидкість та якість обслуговування, клієнти тратять менше часу на очікування, а отже, покращується репутація працівників та самої клініки.
- Ефективне планування робочого часу ветеринарних лікарів. Програма обліку для ветклінік надає змогу відстежувати розклад їх приймань, розподіл навантаження на фахівців, й організувати графік таким чином, аби уникнути перевантаження спеціалістів та «вікон» у розкладі.
- Можливість використовувати дані для аналізу. Система накопичує інформацію про всі записи, скасування та перенесення, на основі якої виявляються закономірності. Аналіз цих даних дозволяє оптимізувати розклад роботи лікарів, збільшити кількість годин для приймання у найбільш популярні серед клієнтів періоди тижня та дня.
Хмарний сервіс надійно зберігає всі дані й забезпечує доступ до них з будь-якого місця, де є стабільний доступ до інтернет-мережі. Персонал, якому надані відповідні права, може працювати з інформацією щодо реєстрації, даними клієнтів не тільки у кабінеті клініки, а й поза його межами.
Автоматизація запису пацієнтів – це стратегічне рішення для сучасної ветеринарної клініки. Завдяки CRM-системі вдається поєднати зручність для клієнтів і оптимізацію внутрішніх процесів. Менше помилок, швидший запис, ефективніше планування графіку – усе це підвищує рівень обслуговування і довіру з боку власників тварин. У результаті клініка отримує зростання лояльності клієнтів, кращу керованість і стабільний розвиток.
